Facturen die betaald moeten worden zitten in de rode map met daarop een sticker ’te betalen’. Elke vrijdagochtend 9:30 uur wordt er door de map gebladerd om uit te zoeken welke facturen betaald moeten worden: welke leverancier is het belangrijkst en moet het eerst betaald worden. De uiteindelijk gekozen facturen worden opgeteld, nog een of twee facturen gewijzigd, zodat op het juiste te betalen bedrag voor deze week berekend kan worden. Dan worden de facturen een voor een in de bank gezet. Tussendoor komt er nog iemand van de afdeling Planning met vraag waardoor de controller is afgeleid en per ongeluk factuur 97 in plaats van 79 typt in de omschrijving bij de bank. Hierdoor ontvangt het bedrijf later die maand een aanmaning omdat niet de juiste factuur is betaald. Dit is allemaal weer uit te zoeken, en het is natuurlijk altijd fijn als alles weer gecontroleerd en uitgeplozen is. Maar het kost zo elke week best veel tijd met de mogelijkheid dat veel meer van dat soort foutjes in de administratie zijn geslopen.

Dit is praktijkvoorbeeld dat we tegenkwamen bij een klant. We hebben een aantal weken gedaan om de ‘Rode Map’ van het bureau te halen zodat ze konden  overgaan op online betalen vanuit het boekhoudsysteem. Vrijdagochtend wordt er ingelogd in het boekhoudsysteem openstaande facturen geselecteerd. Nog steeds op basis van ouderdom en natuurlijk wie het hardst piept. Er is meteen een totaal waarin nog wat gewijzigd worden. Met één druk op de knop worden de juiste facturen met de juiste omschrijving in een SEPA-bestand naar de bank gestuurd, goedgekeurd, en binnen 15 tot 20 minuten betaald.

Reactie van de klant: ‘Dit had ik veel eerder moeten weten. Ik kan nu eerst thuis de betalingen doen en direct door naar een klant. Ik hoef niet meer naar kantoor, dus de tijdbesparing is zo enorm.’

Doordat we de app van het boekhoudsysteem geïnstalleerd hadden op de telefoon, konden bonnetjes ook meteen gescand worden en doorgezet worden. Daar was de boekhouding heel blij mee…